Questionnaire d’audit fournisseur : 4 questions avant de commander
Un questionnaire d’audit fournisseur peut tenir en quatre questions. Si vous faites fabriquer une pièce en Chine pour votre PME, je vous montre lesquelles poser par email et ce que je vérifie sur place avant de lancer la commande. La fiche à télécharger vous aide à garder une trace des réponses et du prochain point à vérifier.
À quoi sert un questionnaire d’audit fournisseur ?
Il vous aide à choisir ce que vous devez éclaircir avant de commander. Gardez la fiche pour vous et posez les questions une par une, au moment où elles deviennent utiles. Si la finition est décisive, commencez par l’endroit où elle est faite. Si votre livraison dépend d’une date de démarrage, commencez par le planning de votre lot.
Le guide pour vérifier un fournisseur chinois détaille les premières vérifications sur l’entreprise. Ici, le point de départ est votre produit. Prenez le plan ou la photo, désignez l’opération qui vous inquiète et expliquez ce que vous voulez faire confirmer.
Questionnaire d’audit fournisseur en 4 questions
1. Faites-vous cette opération dans votre usine ?
Par email. Demandez quelle machine est utilisée et où elle se trouve. Pour une pièce injectée puis peinte, nommez la peinture précisément. Le fournisseur peut faire l’injection dans son atelier et confier la finition à un partenaire. Dans ce cas, demandez où les pièces sont envoyées et qui les contrôle à leur retour.
Sur place. Je vérifie que la machine existe à l’adresse annoncée et que l’équipe réalise bien l’opération. Si l’étape est confiée à un autre atelier, je regarde comment les lots sont identifiés au départ et au retour. Une vérification chez le partenaire peut être utile quand la finition détermine l’acceptation des pièces.
2. Avez-vous déjà fabriqué une pièce comparable à la mienne ?
Par email. Demandez un exemple qu’il peut partager. Expliquez ce qui doit être comparable, comme la matière, l’épaisseur ou une tolérance. Une pièce anonymisée peut suffire pour poursuivre l’échange. Pour une pièce usinée, une photo d’un produit vaguement similaire apporte peu si le vrai enjeu est de tenir une cote.
Sur place. Je regarde comment l’atelier réalise le procédé et contrôle la caractéristique en question. Je peux demander à voir l’outillage prévu ou une mesure sur une pièce comparable. Si votre pièce dépend d’un montage particulier, demandez à l’atelier comment il compte la tenir pendant l’opération.
3. Pour ma quantité, quand pouvez-vous lancer la production ?
Par email. Donnez le volume et précisez ce qui doit être validé avant la série. Demandez la date de lancement et le délai de fabrication qui s’appliquent à votre lot. Si un échantillon doit revenir chez vous avant le lancement, distinguez son délai de préparation du temps prévu pour la production.
Sur place. Je demande quelle machine et quelle équipe sont prévues au créneau annoncé. Je regarde aussi comment une opération extérieure s’insère dans le planning. Si la peinture prend un créneau chez un partenaire, demandez à quel moment ce créneau doit être réservé pour tenir votre date.
4. Comment contrôlerez-vous ce point critique sur ma pièce ?
Par email. Montrez la cote, la surface ou la fonction sur un plan ou une photo. Demandez quel instrument sera utilisé, à quel moment et comment le résultat sera relevé. Pour une pièce peinte, précisez si votre critère porte sur la teinte, l’aspect ou l’adhérence. La réponse attendue change selon le problème à éviter.
Sur place. Je demande à voir une mesure ou un contrôle représentatif et la manière dont le résultat est enregistré. Si la méthode n’est pas encore prête, notez ce qu’il faudra démontrer sur un échantillon avant de lancer la série. Vous pouvez ainsi lier votre décision à un résultat concret.
Que demander à distance et que vérifier sur place ?
Voici les éléments à noter pour décider si une réponse suffit ou si vous devez approfondir. Utilisez les lignes qui concernent votre produit.
| Point | À demander par email | À vérifier en usine |
|---|---|---|
| Lieu de fabrication | Machine, adresse, partenaire éventuel | Machine présente, opération réalisée par l’équipe annoncée |
| Pièce comparable | Exemple, matière et caractéristique comparable | Procédé, outillage et capacité à contrôler le point critique |
| Planning du lot | Créneau et conditions de démarrage | Équipement prévu et dépendances extérieures |
| Contrôle de la pièce | Instrument, moment du contrôle et relevé | Démonstration et trace du résultat |
Télécharger le questionnaire d’audit fournisseur
Notez les réponses du fournisseur et les points à vérifier avant de commander.
PDF remplissable · 4 questions · 1 page
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Un cas réel de sous-traitance découvert avant le paiement
Dans le cas d’une commande d’équipements électroniques raconté dans mon guide de l’audit fournisseur en Chine, l’entreprise consultée ne disposait pas de la ligne qui devait fabriquer le produit. L’entretien avec le responsable a établi que la production était confiée à un autre atelier. L’acheteur a annulé la commande avant le virement.
Pour votre dossier, commencez par délimiter l’opération qui doit être vérifiée. Demander « Êtes-vous fabricant ? » peut vous donner une réponse exacte sur l’activité générale de l’entreprise tout en laissant votre question ouverte. Demander où votre opération sera réalisée vous donne un site, une équipe et un équipement à vérifier.
Comment utiliser un questionnaire d’audit fournisseur avant de commander ?
- Indiquez le produit, sa référence et la quantité envisagée.
- Choisissez la question qui peut changer votre décision.
- Posez-la avec un plan, une photo ou une opération clairement nommée.
- Notez la réponse, la pièce justificative éventuelle et ce qui manque.
- Décidez de la suite : poursuivre l’échange, demander un essai ou préparer une visite ciblée.
Si l’interlocuteur parle au nom d’une société et que la fabrication se fait ailleurs, le guide Fournisseur chinois aide à clarifier son rôle. Si le travail est déjà lancé, précisez les points qui relèvent d’une inspection en usine pour préparer le contrôle des pièces produites.
Lorsque la question porte sur un document lié à la conformité du produit, indiquez la référence et le marché de destination. Pour une importation dans l’Union européenne, le portail Access2Markets de la Commission européenne permet de consulter les exigences applicables à votre produit et d’affiner la demande au fournisseur.
Comment décider après la première réponse du fournisseur ?
Pour une pièce peinte, imaginez que le fournisseur vous donne le nom de son partenaire et vous propose un échantillon. Avant d’accepter, précisez ce que l’échantillon doit vous apprendre. Vous pouvez demander qu’il soit peint par l’atelier prévu pour la série et comparé à votre référence de teinte. Si l’échantillon sort d’un autre atelier, vous aurez encore à confirmer comment la finition sera reproduite en production.
- Poursuivez l’échange si la réponse est précise. Gardez par écrit la machine, le site ou la méthode annoncés et associez cette information à votre référence. Vous pourrez la reprendre quand le devis ou le planning sera discuté.
- Demandez un essai quand le résultat dépend de la pièce. Donnez à l’atelier la matière, la tolérance ou le résultat attendu. Convenez ensemble de la façon de comparer l’essai à votre besoin. Pour une finition, demandez par exemple comment l’atelier prévoit de traiter les zones visibles et les zones à masquer.
- Préparez une visite quand le doute porte sur l’atelier. Avant de fixer le rendez-vous, demandez à voir l’équipement, le poste de contrôle ou une préparation de série représentative. Si l’opération se fait chez un partenaire, précisez quel site vous devez voir pour répondre à votre question.
Notez la décision sur la fiche avec la condition qui vous ferait passer à l’étape suivante. « Essai accepté si la teinte correspond à l’échantillon de référence » donne à votre équipe et au fournisseur un point commun à vérifier. Vous pourrez reprendre la même condition au moment de donner le feu vert pour la série.
FAQ sur le questionnaire d’audit fournisseur
Commencez par l’endroit où se fait l’opération critique, l’expérience sur une pièce comparable, la date de lancement pour votre volume et la manière de contrôler votre exigence principale. Choisissez la question qui peut changer votre décision et rattachez-la à un plan, une photo ou une référence. Si la réponse est vague, posez une seule question de suivi pour obtenir un élément observable, comme une machine, une date ou une méthode de mesure.
Je conseille d’utiliser la fiche comme aide-mémoire interne. Au premier contact, envoyez une question précise sur votre produit. Vous pouvez aborder les autres points à mesure que le projet se précise. Par exemple, la question du lancement devient plus utile une fois que le fournisseur connaît votre quantité et les essais à prévoir. Une réponse concrète sur un point critique aide davantage à décider qu’une série de réponses générales.
Demandez quelle machine est utilisée, à quelle adresse et quelle équipe réalise l’opération. Une photo ou une vidéo peut aider à préparer une visite. Sur place, vérifiez que l’équipement est bien dans l’atelier annoncé et que l’équipe peut montrer l’opération, ou une préparation représentative si la série n’a pas démarré. Notez ce que vous avez observé et ce qui reste à confirmer pour votre propre pièce.
Demandez quelle étape est confiée à un partenaire, où elle est réalisée et qui contrôle les pièces au retour. Convenez du critère qui permet de les accepter et demandez comment les lots sont suivis entre les deux sites. Si l’étape détermine la qualité finale, prévoyez un essai ou une vérification ciblée. Un procédé sous-traité peut convenir quand son rôle et la responsabilité du fournisseur sont clairs.
Une visite est utile quand un doute peut remettre en cause votre décision et que les échanges à distance ne le lèvent pas. Cela peut être une opération dont le lieu reste incertain, une machine que personne ne peut vous montrer ou un contrôle critique dont la méthode reste floue. Avant la visite, fixez le point à vérifier et l’observation qui vous permettrait de poursuivre, de demander un essai ou de reporter la commande.